搞清楚主要意图。上级听取下级的工作汇报一般带有很强的目的性，对汇报内容、范围、时间、形式等都会有明确要求，这就需要我们必须准确掌握上级最重视什么、最想听哪方面的内容，做到有的放矢。
把握好领导特点。不同的上级领导，由于职能分工、工作经历、思维方式、语言风格等有所不同，对工作汇报的要求也会有所不同。
吃透上情。上级对相关工作的决策与部署，具有全局性、战略性和指导性，是汇报材料写作的重要理论依据，因此，必须把这些大政方针和决策部署学深。
摸清下情。汇报材料需要大量实实在在的内容做支撑。要对基层工作开展情况、取得成效、经验做法和有关数据等了然于胸。
把准“内情”。从本级工作实际出发，进行认真分析与梳理，总结经验与教训，准确找出存在的问题和不足，明确未来的工作思和发展方向。
结构要合理。按照“层次清晰、段落完整，纲目清楚、思贯通，衔接顺畅、逻辑缜密”的要求，把基本情况、主要做法、存在问题、下步打算等内容进行合理编排，使汇报材料错落有致、张弛有度。
详略要得当。汇报材料的写作要正确处理好点与面、一般与特殊的关系，做到既有“点”的铺陈，又有“面”的浓缩。
语言要精练。汇报材料在语言表达上切忌冗长繁琐、拖泥带水、废话连篇，要做到通俗易懂、自然流畅、言简意赅。
观点要鲜明。注重从以往工作中提炼出鲜明的思想、见解和观点，使汇报材料给人启迪、耐人寻味，让上级留下深刻的印象。
要彰显特色。就是要把“人有、人有我优、人优我精”的特色做法写充分、把最具个性的措施写出彩、把最鲜活的经验写到位。
材料要真实。汇报材料最大的特点就是用事实说话。要实事求是，说实话、报实情，对所汇报的有关情况和涉及的数据内容，进行反复核实、科学论证，确保准确无误。
进一步审视内容。主要看思想是否有问题、观点是否正确、内容是否突出、材料是否真实，要反复查看是否还有需要调整或变通的地方。
进一步揣摩结构。主要对汇报材料的逻辑是否严密、前后是否呼应、是否有机统一等方面进行再揣摩、再思考。
进一步斟酌词句。对汇报材料进行逐字逐句推敲，看是否还存在标点不对、文字不顺、语句不通等情况，及时发现错误、修改完善。
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